Utilisation des Fonds Travaux

Contexte et objectif

L’arrêté du 27 décembre introduit dans son article I, de nouvelles classes comptables dans le plan comptable SRU :

« Dans la classe 1 Provisions, avances, subventions et emprunts, après l’alinéa: «1033 Autres avances», est inséré un nouvel alinéa ainsi rédigé: «105 Fonds de travaux»;

Dans la classe 4 Copropriétaires et tiers, après l’alinéa: «450-4 Copropriétaire – emprunts», est inséré un nouvel alinéa ainsi rédigé: «450-5 Copropriétaire – fonds de travaux»; … »

« …Dans la classe 7 Comptes de produits, après l’alinéa «704 Remboursements d’annuités d’emprunts» est inséré un nouvel alinéa ainsi rédigé: «705 Affectation du fonds de travaux». »

 Dans son article II, il donne les schémas comptables à appliquer :

«Le compte 105 “Fonds de travaux” est utilisé pour enregistrer les sommes appelées au titre du II de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée. 
«Il est crédité des provisions appelées par le débit du compte 450 “Copropriétaire individualisé” ou, s’il a été créé, du sous compte 450-5 “Copropriétaire - fonds de travaux”. 
«Il est débité par le crédit du compte 705 “Affectation du fonds de travaux”.» 

Décret no 2016-1914 et arrêté du 27 décembre 2016 modifiant le décret no 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires.

 

L’objectif est de pouvoir constater de manière comptable et extracomptable l'utilisation des fonds travaux lors d'une campagne travaux.

Nouvel écran de simulation

Objectif

Permettre la simulation de la mobilisation des fonds pour travaux pour le financement d'une campagne de travaux suivant plusieurs critères de "mobilisation". Et ce, afin de faciliter :

  • le choix des copropriétaires en AG d'une part et,
  • de faciliter la tâche des comptables lors de la mise en place des travaux financés en totalité ou partie par le fonds travaux d'autre part.

Ce nouvel écran sera donc utilisé par :

  • les gestionnaires, afin de pouvoir présenter aux copropriétaires les simulations de financement possibles.
  • les comptables, pour reproduire le mode de mobilisation validé en AG et créer les éléments comptables nécessaires.

Les données de ces calculs ne sont pas mémorisées.

 

Accès

Il s’intègre dans le Menu Les assemblées :
Simulation FT (MOT-CLE : SIMUFT)

2 entrées par 1 bouton Simulation pour la comptabilité  si le champ Mobilisation fonds travaux est à OUI :

  • dans les écrans des types d’appel de type travaux,
  • dans l’écran de saisie rapide des appels travaux (BT)

Description de l’écran et procédure

Cet écran permet la simulation de 3 campagnes travaux accessibles par un bouton.
Un dernier bouton permet d’avoir une synthèse de l’utilisation des fonds travaux si plusieurs campagnes travaux sont simulées.

La partie comptable ne sera pas visible par les gestionnaires.

 

Saisie de la copropriété, le programme en déduit le code et le nom du responsable.

Si le mandat a été perdu (date de fin de gestion antérieure ou égale à la date du jour) un message d'alerte s’affichera.

Travaux à programmer

Saisie du libellé (50 caractères) et le montant des travaux à financer,

Saisie de la clé de répartition (zoom) et éventuellement du bâtiment concerné (zoom) qui serviront au calcul de la quote-part des travaux à financer pour chaque lot.

Mobilisation des fonds travaux

Le système calcule le montant maximum mobilisable appelé en éliminant les quotes-parts fonds travaux appelés des lots non pris en compte dans la clé de répartition de la campagne travaux).
D’où la différence que vous pouvez constater sur l’exemple ci-dessus, la 1ère campagne ne concernant qu’une partie des lots de la copropriété alors que la 2ème est sur la base des tantièmes généraux :

Choisir le mode de mobilisation :

  • Soit un % du disponible ou un montant (le % sera recalculé en fonction du montant saisi et inversement, le montant sera recalculé en fonction du %). Mode de calcul préconisé.
  • Soit sur la base d'une clé de répartition (CCG ou autre avec zoom disponible sur les clés de la copropriété). Dans ce cas les champs % et montant sont grisés et non modifiables.

Une dernière colonne indique le montant réglé disponible (solde du compte 1050 - non lettré des écritures CPTA avec le code FT).

 

Si un précédent calcul avait été effectué, vous pouvez cliquer sur le bouton Initialiser qui remettra à 0 l'ensemble des données, puis, après avoir renseigné les différentes informations citées ci-dessus, vous cliquerez sur le bouton Calcul.

Si vous ne voulez que modifier des éléments de calcul (montants, clés, %), saisissez les modifications et relancez simplement votre Calcul (sans initialiser).

Le calcul s’effectue sur l’ensemble des campagnes travaux renseignées.

 

Consultation des résultats

La partie gauche précise le n° et le nom du copropriétaire détenteur du lot, le n° et le libellé du lot ainsi que le montant disponible du fonds travaux à la date de calcul (il s’agit du montant précisé dans la table historique par lot ; le programme prendra le total des lignes de ce lot).

La partie droite visualise le résultat du calcul (tantièmes individuels de la clé travaux, montant de la quote-part travaux, montant proposé de mobilisation du fonds, restant à appeler).

Aucune modification ne sera autorisée hormis le montant mobilisable sans pouvoir dépasser le montant de la quote-part travaux calculée ou le montant disponible du fonds travaux.

Par définition, le montant mobilisé ne peut être supérieur ni au montant disponible du fonds travaux ni au montant de la quote-part des travaux.

Si un % ou un montant est sélectionné (par défaut renseigné à 100%)

On calcule le montant utilisé en appliquant le % au montant disponible du lot.

  • Si le résultat est supérieur ou égal au montant calculé de la quote-part travaux le programme pose en résultat le montant de cette quote-part (valable aussi si la quote-part=0).
    Exemples : Disponible FT = 2000 - QP travaux = 1800 on posera 1800
                      Disponible FT = 2000 - QP travaux = 0 on posera 0
  • Si le résultat est inférieur au montant calculé de la quote-part travaux le programme posera en résultat le montant du disponible fonds travaux du lot
    Exemple : Disponible FT = 500 - QP travaux = 1000 on posera 500

Si une clé est sélectionnée (le % restera à 100 et sera non modifiable)

On calculera le montant utilisé en appliquant la formule : (tantièmes de la clé sélectionnée/total de la clé) * par le montant total.

Les règles à appliquer sont les mêmes.

Écran de synthèse

Le bouton  Synthèse donne accès à vue résumée de l’utilisation des fonds pour travaux pour l’ensemble des campagnes travaux simulées.

La colonne  Disponible restant  somme les différentes utilisations et vous indique en rouge les lots pour lesquels vous êtes est en dépassement d’utilisation. Cela signifie que la part des fonds travaux n’est pas suffisante pour financer l’intégralité des travaux.
En effet, les calculs ne tiennent pas compte des calculs précédents (tous les travaux ne seront peut-être pas votés).

Attention:

Par ailleurs, la quote-part de chaque lot peut évoluer entre le moment de la génération de la simulation et la création du type d’appel pour les travaux votés.

Attention:

Si devez faire voter plusieurs campagnes de travaux mobilisant des fonds pour travaux, il est fondamental de vérifier que le total des sommes mobilisées ne dépasse pas le disponible.
Afin de faire cette vérification, cliquez sur le bouton « Synthèse » : si certaines lignes dans la colonne « Disponible restant » sont négatives (et en rouge) vous allez devoir modifier une ou plusieurs mobilisations.

 

Penser à préciser en AG qu’il s’agit d’une simulation réalisée à la date du jour et que le montant réellement mobilisé au niveau des quotes-parts pourra être différent lors de la réalisation des travaux.
Tout sera fonction de la date de création du type d’appel travaux et donc des appels FT générés entre temps.

 

Moduler la date de présence afin qu’elle corresponde au plus près à la date de réalisation des travaux (création du type d’appel), afin de prendre en compte les appels fonds pour travaux déjà effectués.

(This is the Drop-down text)

Calcul à la date du jour :

Les quotes-parts des lots 12, 13 et 14 ont déjà été mobilisés pour d’autres travaux.

Calcul sur une date correspondante à la période du dernier appel fait sur FT

L’appel du 01/01/2018 a déjà été lancé

Édition

2 documents en mode paysage ont été développés (à l’identique de SIMU) : QP par copropriétaire (sg_cumulm) et QP détaillée par lot (sg_detailm).

Exemple sur édition avec quote-part par copropriétaire :

Processus d’utilisation des fonds travaux

L'Assemblée Générale des copropriétaires a voté des travaux pour la copropriété ainsi que l'utilisation d'un certain montant du fonds travaux pour financement de ceux-ci.

Ce montant est un montant global réparti ou non sur les quotes-parts des copropriétaires.
Normalement, afin de constater son utilisation, il ne devrait pas faire l'objet d'un remboursement comptable sur les copropriétaires, ce fonds étant rattaché au lot et appartenant à la copropriété. Par contre, pour des raisons de compréhension de la part des copropriétaires, il semble falloir constater l'utilisation des fonds à tout le moins sur la quote-part des lots.

 

La mise en place de plusieurs processus va être nécessaire afin de répondre à l'intégralité de la problématique :

  • Détermination de la quote-part par lot et par copropriétaire des fonds travaux mobilisée pour la campagne de travaux et MAJ desdites quotes-parts
  • Création ou vérification de l'existence de la campagne travaux sous TW
  • Constat comptable de la mobilisation des fonds (débit du compte 1050 et le crédit du compte 7050)
  • Insertion de lignes budgétaires sur la campagne travaux, pour constater la mobilisation des fonds travaux
  • Prévoir la possibilité d'une annulation.
  • La génération de l'ordre bancaire du compte fonds pour travaux vers le compte courant n'est pas à prévoir car il va y avoir un décalage entre la création de la campagne travaux et le réel engagement des fonds.

Prérequis

Type

Code

Valeur

Commentaire

abBtyap0s1

choix_mobi

1

Choix du type de mobilisation :

1 - Mobilisation avec mouvements comptables sur CPTA

abBtyap0s1

prof_mobi

 

Code profil pouvant modifier les rubriques créées automatiquement

abBtyap0s1

bati_mobi

 

Code du bâtiment par défaut

abBtyap0s1

rpat_mobi

FT

Code à 4 positions déterminant le nom de la clé de répartition pour la mobilisation du fonds travaux

Le programme incrémentera automatiquement le compteur par copropriété à partir de 01 (exemple FT01, FT02...)

abBtyap0s1

ruba1_mobi

 

Code de la rubrique mémorisant la ligne budgétaire négative constatant la mobilisation du fonds travaux

abBtyap0s1

tchc1_mobi

 

Numéro du type de charges concerné par la mobilisation du fonds travaux (classe 7050)

abBtyap0s1

rpat2_mobi

BAS0

Code de base de répartition à 0

abBtyap0s1

ruba2_mobi

 

Code de la rubrique mémorisant la ligne budgétaire neutralisant la mobilisation du fonds travaux

abBtyap0s1

tchc2_mobi

 

Numéro du type de charges concerné par la neutralisation du fonds travaux

Ne connaissant pas les rubriques utilisées par nos clients, l'utilisateur devra avoir créé 2 rubriques spécifiques dans le dictionnaire des rubriques (abBrubc) et avoir reporté le n° dans les paramètres concernés :

  • Une pour la mobilisation. Exemple de libellé : Mobilisation fond pour travaux (PARAM ruba1_mobi).
  • Une pour la neutralisation. Exemple de libellé : Neutralisation fond pour travaux (PARAM ruba2_mobi).

Par défaut, nous avons créé si non existantes chez vous, respectivement les rubriques n° 83 et 84 dans le dictionnaire des rubriques.

 

Ne connaissant pas les types de charges utilisés par nos clients, l'utilisateur devra avoir créé 2 types de charges spécifiques dans le dictionnaire (abBtypc) et avoir reporté le n° dans les paramètres concernés (tchc1_mobi et tchc2_mobi)

Sous réserve qu’ils n’existent pas nous insérons les types suivants :

Modification de l'écran Type d'appel

Le nouveau champ  Mobilisation fonds travaux, précédemment décrit, est nécessaire afin que le programme de validation puisse déterminer s'il s'agit d'une validation normale ou devant tenir compte du nouveau paramètre choix_mobi.

La valeur du champ par défaut est à NON et n’est présent que sur les types d’appel travaux.

 

Attention:

Si devez saisir plusieurs campagnes de travaux mobilisant des fonds pour travaux, il est fondamental de vérifier que le total des sommes mobilisées ne dépasse pas le disponible.
Afin de faire cette vérification, saisissez l’ensemble des campagnes à simuler (au maximum 3 par simulation), cliquez sur le bouton Synthèse : si certaines lignes dans la colonne Disponible restant sont négatives (et en rouge) vous allez devoir modifier une ou plusieurs mobilisations.

Plusieurs travaux mobilisant le fonds travaux ne peuvent avoir les mêmes dates d’appel.

Exemple :

Travaux PE avec dates d’appel au 1/1/2018, 15/3/2018

Travaux TA  avec dates d’appel au 1/1/2018, 01/04/2018

Si un lot participe aux 2 travaux, le programme générera l’erreur suivante :

Pour résoudre le problème il vous suffit de modifier une des 2 dates du 1/1/2018.

Passer l’appel erroné qui a généré cette erreur à l’état Validé (manuellement).
Annuler l’appel en question (afin de ne pas générer de distorsions sur les quotes-parts FT des copropriétaires).

Création du type d'appel avec mobilisation

La valeur à OUI du champ Mobilisation fonds travaux conditionnera l'affichage automatique de l’écran Simulation en amont des autres écrans habituels dès que l'utilisateur aura cliqué sur le bouton Enregistrer.

Ce bouton donnera accès au nouvel écran de simulation.

Vous devez saisir votre budget travaux pour le montant total voté sans tenir compte du montant du fonds travaux mobilisé.

La ligne neutralisation n’a aucun impact sur l’appel de fonds mais elle est uniquement nécessaire pour les annexes dites SRU.

Étape 1 - Génération de la clé de répartition pour la mobilisation
  • Au travers du nouvel écran de simulation, le comptable va saisir la campagne travaux et reproduire l'option de mobilisation validée en Assemblée.

    • La copropriété est pré renseignée et les zooms sur les bâtiments et les clés sont limités aux enregistrements de la copropriété.

  • Une fois les calculs effectués, le bouton Création base s'affiche (uniquement pour les salariés ayant le profil comptable).

    • Cliquer sur ce dernier: cela génère automatiquement la nouvelle clé de répartition mémorisant les quotes-parts d'utilisation du FT.
    Son nom est de la forme FT01, FT02 en fonction du paramètre rpat_mobi.

  • Si le type de mobilisation correspondait à l'utilisation d'une base existante et non d'un montant ou d'un %, c'est ce code qui sera rapatrié avec son bâtiment éventuel (celui renseigné dans la définition des travaux).
  • Sachant que les montants calculés dans l'écran peuvent contenir des valeurs après la virgule, le programme multipliera les montants calculés par 100 (nous ne gérons pas les virgules dans les bases de répartition)
  • On affichera en-dessous le code de la clé créée ainsi que le bâtiment éventuel (celui renseigné dans la définition des travaux)

RESTER SUR L’ECRAN

 

Étape 2 - Création automatique des rubriques
  • Dès l’étape précédente franchie vous pouvez cliquer sur le 2ème bouton intitulé Création rubriques.
  • Ce bouton va créer les rubriques et les lignes budgétaires associées :
    • une rubrique négative dont le montant de la ligne budgétaire créée sera égal à la mobilisation du fonds travaux votée et dont la base de répartition sera celle créée lors de l'étape 1 (paramètre ruba1_mobi).
    • une rubrique positive du même montant, pour constater la mobilisation avec saisie d'une ligne budgétaire en positif (paramètre ruba2_mobi) et avec une base de répartition à 0 qui sera créée automatiquement (paramètre rpat2_mobi)
      Ceci, afin de neutraliser la précédente dans la présentation des annexes (colonne A de l’annexe 5 qui doit afficher le total des travaux votés).
      Elle sera totalement neutre dans la gestion de l’appel.
  • Le budget qui s'affichera dans l'écran Budg Excep. Montants (syBbuex0m2) n’affichera que les lignes  créées en standard sur BT.
    Les nouvelles lignes ne seront pas visibles sur cet écran et sont directement créées dans le type d’appel. Elles ne seront modifiables qu'en fonction du paramètre prof_mobi.

Le paramètre prof_mobi peut avoir la valeur nulle (…..).
Dans ce cas, aucune modification ne sera possible.
Il faudra donc modifier la valeur de ce paramètre avec un numéro de profil adapté.

 

Étape 3 - Création du type d'appel travaux

Le comptable poursuit comme auparavant son processus de création.

 

Procédure identique si ce n’est que c'est la validation de la saisie du type d'appel travaux (F9) qui permettra l'ouverture de l'écran de simulation.

Ne pas oublier de créer les rubriques standards de la campagne travaux (plan de charges et budget).

 

Validation de l'appel avec mouvements comptables sur le copropriétaire

Le fonctionnement classique des programmes de validation des appels a été modifié.
Le traitement sera fonction de la valeur du champ Mobilisation fonds travaux et du paramètre choix_mobi.

Si le champ Mobilisation fonds travaux = OUI alors :

Comme actuellement, la validation de cet appel de provisions, générera 1 seul jeu d'écritures sur le compte du copropriétaire mais éclaté en 3 ensembles:

  • Un premier ensemble standard pour la quote-part des travaux (Débit 4501 / Crédit 7020).
  • Un second ensemble pour la mobilisation du fonds (Débit 7020 / Crédit 4501) non déductible.
    Ce jeu s'appuiera sur la rubrique saisie en négatif
    Il sera attaché au type d'appel travaux et porteur de la rubrique et du type de charges (ruba_mobi1 et tchc_mobi1)
  • Un troisième sera généré afin de constater le montant mobilisé : Débit 1050 (attaché au type d'appel FT / Crédit 7050 (attaché au type d'appel travaux)

Le traitement mettra aussi à jour les quotes-parts des lots du FT des copropriétaires (en diminution de celles-ci puisqu'il s'agit d'une utilisation du FT).

 

Annulation

S’agissant du mode classique de validation des appels de provisions, le processus d’annulation reste identique.

Si par contre, la valeur du paramètre choix_mobi est différente de la valeur mémorisée lors de la validation, le programme refusera cette dernière.